Kancelaria Notarialna

Czym zajmuje się notariusz? 

Zakres obowiązków i czynności notarialnych

Notariusz jest prawnikiem powołanym do dokonywania czynności, którym strony są obowiązane albo chcą nadać formę notarialną. W polskim systemie prawnym działa jako osoba zaufania publicznego, a sporządzane przez niego dokumenty mają charakter dokumentów urzędowych. Rolą notariusza jest czuwanie nad tym, aby czynności prawne były dokonane zgodnie z ustawą, jasno, bezpiecznie i w sposób pozwalający im wywołać pełne skutki prawne. Notariusz sporządza akty notarialne, akty poświadczenia dziedziczenia, poświadczenia, protokoły, przyjmuje depozyty oraz wykonuje inne czynności przewidziane przez przepisy. 
W praktyce oznacza to, że notariusz bierze udział w najważniejszych momentach obrotu prywatnego i gospodarczego. Uczestniczy przy sprzedaży nieruchomości, darowiźnie mieszkania, sporządzaniu intercyzy, uporządkowaniu spraw spadkowych, zabezpieczeniu wierzytelności, obrocie udziałami w spółkach oraz wielu innych czynnościach, które mogą mieć poważne skutki majątkowe. Jego obecność ma charakter ochronny. Notariusz ma obowiązek czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których dana czynność może powodować skutki prawne. Jest gwarantem legalności i przejrzystości całej czynności. 
Jednym z podstawowych zadań notariusza jest sporządzanie aktów notarialnych. Akt notarialny to szczególna forma dokumentu urzędowego, wymagana tam, gdzie ustawodawca uznaje, że zwykła forma pisemna nie daje wystarczającego bezpieczeństwa. Taki akt musi spełniać wymogi określone w ustawie. Powinien zawierać między innymi datę i miejsce sporządzenia, oznaczenie notariusza, dokładne dane stron, treść ich oświadczeń oraz stwierdzenie, że dokument został odczytany, przyjęty i podpisany. Ta formalizacja pozwala wykluczyć wątpliwości, kto, kiedy i na jakich warunkach dokonał danej czynności. Właśnie dlatego akt notarialny jest podstawą wielu najważniejszych rozporządzeń majątkowych. 
Najbardziej znaną sferą pracy notariusza jest przygotowywanie umów sprzedaży nieruchomości. Zgodnie z Kodeksem cywilnym umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości i sama umowa przenosząca własność muszą zostać zawarte w formie aktu notarialnego. Bez tej formy sprzedaż mieszkania, domu, działki czy lokalu użytkowego nie wywołuje zamierzonego skutku. Notariusz sporządza treść umowy, weryfikuje tożsamość stron, analizuje podstawę nabycia nieruchomości przez sprzedającego, sprawdza treść księgi wieczystej, opisuje sposób zapłaty ceny, termin wydania nieruchomości i inne kluczowe elementy transakcji. Przy czynnościach dotyczących nieruchomości ujawnionych w księdze wieczystej notariusz przygotowuje również wniosek wieczystoksięgowy, będący podstawą wpisu nowego stanu prawnego. Zatem jego udział ma znaczenie nie tylko formalne, ale również organizacyjne i ochronne. 
Często przed zawarciem umowy sprzedaży dochodzi do podpisania umowy przedwstępnej sprzedaży u notariusza. Jest to umowa przez którą jedna albo obie strony zobowiązują się do zawarcia w przyszłości umowy przyrzeczonej, najczęściej umowy przenoszącej własność nieruchomości. Kodeks cywilny wymaga, aby umowa przedwstępna określała istotne postanowienia umowy przyrzeczonej, przede wszystkim strony, przedmiot sprzedaży i cenę. Jeżeli zostanie zawarta w formie aktu notarialnego, daje stronie uprawnionej silniejszą ochronę, ponieważ w razie uchylania się drugiej strony od zawarcia umowy przyrzeczonej możliwe jest dochodzenie jej zawarcia przed sądem. Taka forma jest szczególnie przydatna wtedy, gdy strony chcą zabezpieczyć swoje interesy do czasu podpisania ostatecznej umowy sprzedaży.
Kolejną ważną sferą działalności notariusza jest darowizna, zwłaszcza darowizna nieruchomości. Kodeks cywilny przewiduje, że oświadczenie darczyńcy powinno być złożone w formie aktu notarialnego, a przy nieruchomościach forma ta ma zasadnicze znaczenie dla skuteczności przeniesienia własności. Notariusz sporządza dokument obejmujący zarówno oświadczenie darczyńcy, jak i przyjęcie darowizny przez obdarowanego. W akcie ujmuje się tytuł prawny darczyńcy, dokładny opis nieruchomości oraz wszystkie postanowienia konieczne dla jednoznacznego określenia skutków prawnych. 
Notariusz odgrywa także ważną rolę w sprawach spadkowych. Jedną z najistotniejszych czynności w tym obszarze jest sporządzanie aktu poświadczenia dziedziczenia, czyli APD. Prawo o notariacie przewiduje, że notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego albo testamentowego, jeżeli spełnione są przesłanki ustawowe i nie istnieje spór co do osób powołanych do spadku. Akt poświadczenia dziedziczenia po zarejestrowaniu wywołuje skutki prawne zbliżone do prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Oznacza to, że stanowi urzędowe potwierdzenie, kto dziedziczy po zmarłym i w jakim udziale. Jest to najszybsza droga do uporządkowania sytuacji prawnej po śmierci spadkodawcy. 
Zanim jednak powstanie APD, notariusz sporządza protokół dziedziczenia. Jest to dokument, w którym ujmowane są podstawowe informacje o spadkodawcy, potencjalnych spadkobiercach, tytule dziedziczenia oraz okolicznościach mających znaczenie dla ustalenia następstwa prawnego. Dopiero po stwierdzeniu, że sprawa nie budzi wątpliwości i na podstawie protokołu dziedziczenia możliwe jest sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia. Jeżeli pojawia się spór co do testamentu, osób uprawnionych albo udziałów w spadku, notariusz nie może zastąpić sądu. Jego kompetencja obejmuje te sytuacje, w których stan prawny da się ustalić w sposób pewny i bezsporny. To rozwiązanie ma duże znaczenie praktyczne, bo pozwala odciążyć sądy i jednocześnie zachować wysoki poziom bezpieczeństwa prawnego. 
Bardzo ważnym obszarem działalności notariusza są czynności związane z egzekucją, a dokładniej z zabezpieczeniem wierzyciela. Są to przede wszystkim akty notarialne zawierające oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Kodeks postępowania cywilnego zalicza określone akty notarialne do tytułów egzekucyjnych. Po nadaniu im klauzuli wykonalności mogą one stanowić podstawę prowadzenia egzekucji bez konieczności wcześniejszego uzyskania wyroku zasądzającego świadczenie. To rozwiązanie ma ogromne znaczenie praktyczne przy pożyczkach, najmie, rozliczeniach handlowych, zabezpieczeniach ceny sprzedaży i wielu innych stosunkach prawnych. 
Na styku prawa rodzinnego i majątkowego szczególnie ważna jest działalność notariusza przy sporządzaniu umów majątkowych małżeńskich, czyli intercyz. Kodeks rodzinny i opiekuńczy stanowi, że małżonkowie mogą przez umowę zawartą w formie aktu notarialnego wspólność ustawową rozszerzyć lub ograniczyć albo ustanowić rozdzielność majątkową lub rozdzielność majątkową z wyrównaniem dorobków. Umowę taką można podpisać zarówno przed zawarciem małżeństwa, jak i po jego zawarciu. Notariusz sporządza dokument odpowiadający ustawowemu modelowi wybranego ustroju i wyjaśnia stronom jego skutki prawne. Intercyza może mieć bardzo duże znaczenie dla odpowiedzialności za zobowiązania, dla zasad nabywania majątku oraz dla późniejszych rozliczeń między małżonkami. 
U notariusza istnieje również możliwość przeprowadzenia podziału majątku małżonków w przypadku gdy strony są zgodne co do składu majątku oraz sposobu jego podziału. Takie rozwiązanie jest szybsze i mniej konfliktowe niż postępowanie sądowe. Jeżeli w skład majątku wchodzi nieruchomość, umowa o podział majątku wspólnego musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego. Notariusz ustala tożsamość stron, analizuje dokumenty dotyczące majątku i sporządza akt, który wywołuje skutki prawne zgodnie z wolą małżonków oraz wymaganiami ustawy. Czynność ta pozwala definitywnie uporządkować stosunki majątkowe po ustaniu wspólności ustawowej. 
Innym sposobem wyjścia ze współwłasności jest jej zniesienie. Zniesienie współwłasności u notariusza jest możliwe wtedy, gdy współwłaściciele są zgodni co do sposobu zakończenia wspólności prawa do rzeczy. W takim trybie mogą oni zawrzeć umowę, na mocy której rzecz zostanie podzielona fizycznie, przyznana jednemu ze współwłaścicieli z obowiązkiem spłaty pozostałych albo rozliczona w inny uzgodniony sposób. Kodeks cywilny stanowi, że każdy współwłaściciel może żądać zniesienia współwłasności, a gdy przedmiotem czynności jest nieruchomość, umowa wymaga formy aktu notarialnego. Notariusz sporządza akt notarialny odpowiadający zgodnej woli współwłaścicieli. Takie rozwiązanie pozwala szybko i definitywnie uporządkować stosunki majątkowe bez potrzeby prowadzenia postępowania sądowego.
Poza aktami notarialnymi i APD notariusz dokonuje także poświadczeń. Jednym z najczęstszych jest poświadczenie podpisu. Polega ono na urzędowym potwierdzeniu, że podpis na dokumencie został złożony przez określoną osobę albo został przez nią uznany za własnoręczny. Notariusz nie potwierdza przy tym prawdziwości całej treści dokumentu, lecz autentyczność podpisu. Taka czynność ma ogromne znaczenie w obrocie cywilnym i gospodarczym, gdy ustawa wymaga podpisu notarialnie poświadczonego albo gdy strony chcą zwiększyć wiarygodność dokumentu. 
Notariusz poświadcza również zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Ta czynność notarialna polega na urzędowym potwierdzeniu, że odpis, wyciąg lub kopia odpowiada okazanym dokumentom. Notariusz nie ocenia przy tym prawdziwości samej treści dokumentu ani nie rozstrzyga o jego mocy prawnej, lecz stwierdza zgodność przedstawionej kopii z oryginałem. Czynność ta ma istotne znaczenie w obrocie prawnym i administracyjnym, ponieważ zwiększa wiarygodność dokumentu oraz pozwala posługiwać się kopią tam, gdzie wymagane jest urzędowe potwierdzenie jej zgodności.
Ponadto notariusz może poświadczyć datę okazania dokumentu. Polega to na urzędowym stwierdzeniu, że określony dokument został przedstawiony notariuszowi w konkretnym dniu, a na żądanie także o konkretnej godzinie i minucie. Nie oznacza ono potwierdzenia prawdziwości treści dokumentu ani rozstrzygnięcia o jego skutkach prawnych. Istotą tej czynności jest wykazanie, że dokument istniał i został okazany w oznaczonym momencie. Prawo o notariacie zalicza poświadczenie daty okazania dokumentu do czynności notarialnych i stanowi, że notariusz dołącza takie poświadczenie do okazanego mu dokumentu, wskazując również dane osoby, która dokument przedłożyła. Czynność ta ma znaczenie dowodowe, ponieważ może służyć wykazaniu czasu istnienia dokumentu oraz momentu jego przedstawienia, co bywa istotne w obrocie cywilnym, gospodarczym i spadkowym. 
Notariusz poświadcza inne fakty przewidziane przez ustawę. Stwierdzenie to odnosi się do sytuacji, w których przepisy przyznają notariuszowi kompetencję do urzędowego stwierdzenia określonego zdarzenia lub stanu mającego znaczenie prawne. Prawo o notariacie wskazuje przykładowo, że notariusz poświadcza pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu. Tego rodzaju czynność nie polega na ocenie praw i obowiązków stron ani na rozstrzyganiu sporu, lecz na urzędowym utrwaleniu faktu, który może później służyć jako dowód w obrocie cywilnym, spadkowym lub administracyjnym. Każde poświadczenie powinno zawierać datę oraz oznaczenie miejsca jego sporządzenia, a na żądanie także godzinę dokonania czynności. Znaczenie takich poświadczeń polega na zwiększeniu pewności prawa oraz ułatwieniu wykazania faktów, które ustawa uznaje za doniosłe prawnie.
Ważną częścią działalności notarialnej są także protokoły notarialne. Służą one urzędowemu utrwaleniu sposobu przeprowadzenia określonych czynności i zdarzeń. Protokół notarialny może dokumentować przebieg zgromadzenia wspólników, walnego zgromadzenia, określonych czynności spadkowych albo innych sytuacji, którym strony chcą nadać szczególną wiarygodność dowodową. Z punktu widzenia praktyki ma to duże znaczenie wszędzie tam, gdzie po czasie może dojść do sporu o treść złożonych oświadczeń, sposób głosowania albo sam przebieg zdarzenia. Protokół notarialny pozwala ograniczyć ryzyko takich sporów, ponieważ stanowi urzędowy zapis sporządzony przez bezstronnego profesjonalistę. 
Notariusz może również przyjmować depozyty notarialne. Prawo o notariacie dopuszcza przyjmowanie na przechowanie dokumentów, nośników danych, papierów wartościowych, pieniędzy, jeśli pozostaje to w związku z dokonywaną czynnością. Depozyt notarialny jest szczególnie użyteczny przy transakcjach majątkowych, zwłaszcza przy sprzedaży nieruchomości. Pozwala on tak ukształtować mechanizm wykonania umowy, aby określone środki pieniężne albo dokumenty zostały wydane dopiero po spełnieniu wcześniej ustalonych warunków. W ten sposób notariusz wzmacnia bezpieczeństwo stron i ogranicza ryzyko, że jedna z nich wykona swoje zobowiązanie, a druga nie spełni własnego świadczenia. 
Istotną sferą aktywności notariusza są również spółki handlowe. Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz statut spółki akcyjnej co do zasady wymagają formy aktu notarialnego. W następstwie tego notarialnego protokołu mogą wymagać również liczne uchwały o zasadniczym znaczeniu dla funkcjonowania tych podmiotów, takie jak zmiana umowy spółki, zmiana statutu, podwyższenie albo obniżenie kapitału zakładowego, połączenie, podział czy rozwiązanie spółki. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zbycie udziału wymaga z kolei co najmniej formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. To pokazuje, że notariusz odgrywa istotną rolę także w obrocie gospodarczym. 
Notariusz jako płatnik danin publicznych wykonuje obowiązki nałożone przez przepisy podatkowe i notarialne. Prawo o notariacie stanowi, że jako płatnik na podstawie odrębnych przepisów pobiera podatki. W praktyce chodzi przede wszystkim o podatek od czynności cywilnoprawnych od czynności dokonywanych w formie aktu notarialnego oraz o podatek od spadków i darowizn w zakresie czynności wskazanych w ustawie, zwłaszcza darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, nieodpłatnego ustanowienia służebności i użytkowania. Notariusz oblicza należną kwotę, pobiera ją od strony, prowadzi wymagany rejestr i przekazuje podatek właściwemu organowi podatkowemu. Przy czynnościach notarialnych jego rola ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ łączy dokonanie czynności cywilnoprawnej z prawidłowym wykonaniem obowiązków publicznoprawnych, co zwiększa bezpieczeństwo obrotu. 
Notariusz składa wnioski wieczystoksięgowe, co jest istotnym elementem czynności dotyczących nieruchomości, ponieważ łączy sporządzenie aktu notarialnego z uruchomieniem procedury ujawnienia nowego stanu prawnego w księdze wieczystej. Prawo o notariacie stanowi, że jeżeli akt notarialny obejmuje przeniesienie, zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej albo ustanowienie prawa, które może być w niej ujawnione, notariusz zamieszcza w akcie wniosek o dokonanie wpisu i przesyła go za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe. Złożenie takiego wniosku przez notariusza uważa się za złożenie go przez stronę czynności notarialnej. Jednocześnie notariusz pobiera należną opłatę sądową od wniosku, wskazuje jej wysokość i przekazuje ją właściwemu sądowi rejonowemu. Kodeks postępowania cywilnego przewiduje ponadto, że notariusz składa wniosek o wpis wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a dokumenty stanowiące podstawę wpisu, jeśli nie zostały sporządzone elektronicznie, przesyła sądowi w terminie trzech dni. Rozwiązanie to przyspiesza ujawnianie zmian w księgach wieczystych. 
Czynności notarialne są co do zasady dokonywane w kancelarii notarialnej, ponieważ to ona stanowi podstawowe miejsce wykonywania zawodu notariusza. Prawo o notariacie przewiduje jednak wyjątek, zgodnie z którym czynność notarialna może zostać dokonana także poza kancelarią, jeżeli przemawia za tym charakter czynności albo szczególne okoliczności. Oznacza to, że możliwość działania poza kancelarią nie ma charakteru dowolnego, lecz musi być uzasadniona konkretną sytuacją. W praktyce dotyczy to najczęściej przypadków, gdy strona ze względu na stan zdrowia, wiek, pobyt w szpitalu, domu opieki albo innym miejscu nie może stawić się w kancelarii, albo gdy sama natura czynności wymaga jej dokonania poza siedzibą kancelarii. Tak dokonana czynność zachowuje pełną moc prawną dokumentu urzędowego. 
W całej swojej działalności notariusz pozostaje bezstronny. Nie działa jako pełnomocnik jednej strony przeciwko drugiej, lecz jako osoba zaufania publicznego, której zadaniem jest zapewnienie zgodności czynności z prawem i właściwego zabezpieczenia interesów wszystkich uczestników. Bezstronność ta nie oznacza bierności. Przeciwnie, wymaga aktywnego czuwania nad legalnością czynności oraz odmowy jej dokonania, jeżeli byłaby sprzeczna z prawem. To właśnie ta cecha sprawia, że notariat pełni ważną funkcję stabilizującą w obrocie prawnym. Dzięki niej strony zyskują nie tylko dokument, ale także pewność, że czynność została przeprowadzona zgodnie z przepisami i w sposób profesjonalny. 
Aby zostać notariuszem, trzeba spełniać przesłanki określone w Prawie o notariacie. Wymagane jest posiadanie obywatelstwa polskiego albo innego dopuszczonego przez ustawę, korzystać z pełni praw publicznych, mieć pełną zdolność do czynności prawnych, być nieskazitelnego charakteru i dawać rękojmię prawidłowego wykonywania zawodu. Konieczne jest również ukończenie wyższych studiów prawniczych w Polsce i uzyskanie tytułu magistra albo zagranicznych studiów uznanych w Polsce, a także ukończenie 26 lat. Co do zasady trzeba odbyć aplikację notarialną i zdać egzamin notarialny, choć ustawa przewiduje też szczególne ścieżki dla niektórych zawodów prawniczych i osób z określonym doświadczeniem. Ostatecznie notariusza powołuje Minister Sprawiedliwości. 
Podsumowując, notariusz zajmuje się czynnościami prawnymi o szczególnym znaczeniu i szczególnej randze. Między innymi sporządza akty notarialne przy sprzedaży nieruchomości i darowiźnie, uczestniczy w sprawach spadkowych i sporządza APD, przyjmuje oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, tworzy akty zawierające oświadczenie o poddaniu się egzekucji, sporządza intercyzy, dokonuje poświadczeń, spisuje protokoły, przyjmuje depozyty oraz uczestniczy w funkcjonowaniu spółek. Rola notariusza ma charakter nie tylko formalny, lecz także ochronny i organizacyjny. Dzięki jego działalności prywatna wola stron zostaje ujęta w formę zgodną z prawem, pewną i skuteczną, a obrót prawny zyskuje większą stabilność oraz bezpieczeństwo.